A resolução estabelece que os tribunais de todo o País devam realizar a gestão com práticas e ações que preservem a memória, valorizando e divulgando a história do Poder Judiciário.

Uma nova resolução do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), aprovada no último dia 23 de junho, sobre as diretrizes e normas que integram o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) foi um importante avanço na avaliação de magistrados e servidores do TJAM que atuam em projetos dessa área, incluindo as atividades desenvolvidas pelo Arquivo Central da Corte.

A resolução estabelece que os tribunais de todo País devam realizar a gestão com práticas e ações que preservem a memória, valorizando e divulgando a história do Poder Judiciário contida em seus documentos; processos; arquivos; bibliotecas; museus; memoriais; personalidades; objetos e imóveis; abarcando iniciativas direcionadas à pesquisa; conservação; restauração; reserva técnica; comunicação; ação cultural e educativa.

Antes da nova resolução, essas normas e diretrizes do Proname eram padronizadas nacionalmente com base em uma recomendação do CNJ, de 2011. O desembargador Délcio Santos, que preside a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) do TJAM, considerou positiva a nova Resolução do Conselho.

“O TJAM, no âmbito da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, trabalhará ainda mais para garantir a preservação da memória e da boa gestão documental facilitando seu acesso a todos em especial aos pesquisadores, conforme as determinações preconizadas pela nova Resolução n.º 324/2020-CNJ”, afirmou o desembargador.

Para o gerente do Arquivo Central do TJAM, Pedro Neto, a Resolução do CNJ estabelece pontos importantes, como prazo para o programa de gestão documental e de gestão da memória, e a aprovação de seus instrumentos com observância dos princípios e das diretrizes do projeto, além de outros pontos de destaque.

“Os tribunais terão o prazo de 12 meses para elaboração ou adaptação do programa de gestão documental e de gestão da memória e a aprovação de seus instrumentos, com observância dos princípios e das diretrizes do Proname. Outro ponto que merece destaque é o prazo de 180 dias para que o comitê do programa submeta as propostas de minutas dos novos manuais de gestão documental e gestão da memória para apreciação da presidência do CNJ”, disse o gerente.

Pedro Neto ressalta que existe, atualmente, uma determinação de criação de comissões permanentes de avaliação documental denominada CPADs nos tribunais e órgãos subordinados, e a obrigatoriedade de contarem com os servidores graduados em arquivologia. O Tribunal de Justiça do Amazonas já cumpre essa determinação, pois teve a sua comissão instituída a partir da Resolução n.° 50, de 2008.

A comissão do TJAM conta com uma equipe multidisciplinar formada por arquivistas; historiador; profissionais da Tecnologia da Informação; biomédicos; administradores; entre outros profissionais de apoio técnico. Segundo o gerente do Arquivo Central, outro ponto que merece destaque na nova Resolução do CNJ é a obrigatoriedade de adequação dos sistemas informatizados e de todos os sistemas de negócios que produzam documentos arquivísticos nos órgãos do Poder Judiciário ao modelo de requisitos para sistemas informatizados de Gestão de Processos e documentos do Poder Judiciário, o Moreq-Jus, que segue a Resolução n.° 91, de 2009, do CNJ; as Normativas do Conselho Nacional de Arquivos, o Conarq; bem como a existência de módulo de gestão de documentos que contemple, no mínimo, os planos de classificação e as tabelas de temporalidade unificadas do CNJ.

O gerente destaca que o Poder Judiciário do Amazonas cumprirá os requisitos da Resolução n° 91 CNJ. “Hoje não há nenhum sistema que contemple o Moreque-Jus. Dentro do Poder Judiciário do Amazonas a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos conseguiu desenvolver um sistema próprio, o Siged, que é o Sistema de Gestão de Documentos através do qual conseguimos fazer toda gestão. Mas o nosso sistema não está conectado na área administrativa e na área judicial, sendo necessário extrair dados do SAJ para alimentá-lo sem a possibilidade de reinserir no SAJ a informação trabalhada no Siged”, informa Pedro Neto.

Segundo, Juarez Silva Jr., que é mestre em História e membro da Comissão Permanente de Avaliação e Gestão Documental do TJAM, a nova Resolução traz avanços para o trabalho do Arquivo Central.

“A importância da nova Resolução, até por ser vinculante, é que dá à gestão documental e à memória institucional caráter de política perene. Isso quer dizer que projetos e demandas da área devem passar a receber mais atenção e recursos para uma estruturação mais racional do setor, o que inclui uma instância específica para a memória, que é, por natureza, muito ligada aos arquivos, mas vai muito além deles, perpassando as partes históricas de biblioteca; arquivo; patrimônio material (prédios e acervo museológico) e patrimônio imaterial (resgates da memória oral, pequisa e divulgação)”, destacou Juarez.

A Resolução traz a necessidade de criação e adoção do Repositório Arquivístico Digital Confiável, o RDC-Arq, desenvolvido como software livre e gratuito e de código aberto projetado para manter os dados em padrões adequados para a preservação digital e o acesso a longo prazo. O relatório recente do CNJ de Diagnóstico do Poder Judiciário destacou que o Tribunal de Justiça do Amazonas é o oitavo Tribunal do País com custo de armazenamento de processos físicos e digitais. “Para reverter isso iniciamos, no TJAM, um processo administrativo solicitando que o Tribunal institua uma política de preservação digital, contemplando inclusive com o Repositório Arquivístico Digital Confiável (o RDC-Arq)”, afirma Pedro Neto.

No tocante à memória, já existem iniciativas de trabalhar a descrição dos documentos históricos do Tribunal; a educação patrimonial; o repositório digital arquivístico confiável, para que os metadados (dados sobre dados) sejam inseridos no sistema, ficando disponíveis para o público interno e externo que poderão acessar a memória histórica do Judiciário amazonense.

Sandra Bezerra e Fábio Melo
Foto: Chico Batata / Arquivo TJAM
Revisão de texto: Joyce Tino